Как проверить качество бухгалтерских услуг частного бухгалтера или бухгалтерской компании?

В эпоху экономии бюджетов все больше компаний и индивидуальных предпринимателей обращаются к услугам частных бухгалтеров и бухгалтерских компаний. Аутсорсинг бухгалтерских услуг помогает существенно сократить расходы и в большинстве случаев повышает качество бухгалтерского и управленческого учета. Однако в отличие от бухгалтера в штате в случае аутсорсинга руководитель компании теряет часть контроля над работой бухгалтера. Частный бухгалтер:

• не приходит к руководителю за зарплатой
• сам планирует свое рабочее время
• хранит важную информацию, документы и бухгалтерскую базу компании у себя
• не может быть уволен за нарушение обязанностей.

Поддержание качества услуг частного бухгалтера зависит от других мотивационных факторов, таких как: профессиональная этика, сохранения лояльности клиентов, поиск рекомендаций от текущих клиентов. Не все руководители компаний готовы терять традиционные рычаги контроля над работой бухгалтерии. В данной статье я на основе своего личного опыта бухгалтерского обслуживания клиентов покажу, как руководитель может эффективно контролировать работу частного бухгалтера или бухгалтерской компании.

Корреспонденция из налоговой

Все неприятности с налоговой, как правило начинаются с полученного от них письма. Это может быть:

• уведомление о назначенной налоговой проверке;
• требование о предоставлении пояснений или документов;
• приглашение на комиссию для налогоплательщиков с малой налоговой нагрузкой
• акт камеральных проверок и акты о начисление штрафов
• уведомление о блокировке банковских счетов и другие неприятные письма.

В большинстве случаев корреспонденция из налоговой (ФНС) получается в электронном фрмате через операторов электронного документооборота, таких как: Контур, Такском, Калуга-Астрал и др. Контроль над системой электронного документооборота с налоговой находится в руках бухгалтера. Это позволяет бухгалтеру самому решать, какую корреспонденцию и когда он будет показывать руководителю. Важные письма могут никогда не попасть на стол руководителя.  Например, руководитель, может никогда не узнать, что налоговые декларации были сданы не вовремя и, что на компанию начислены штрафы.

Для проверки работы своего поставщика бухгалтерских услуг руководитель должен регулярно знакомиться с корреспонденцией из ФНС. Многие провайдеры, например Контур, позволяют настроить дополнительные уведомления о поступившей корреспонденции из ФНС на указанные почтовые адреса. Если такой функции нет, можно настроить параллельный доступ к системе документооборота на компьютере руководителя.

Если Ваша компания не подключена к системе электронного документооборота с ФНС, это может быть существенной проблемой. Важные письма от налоговой могут прийти с большим опозданием или вообще не прийти. Например, Вы можете сначала узнать от банка, что Ваш счет заблокирован, и только через неделю получить уведомление о блокировки счета из налоговой. Вам необходимо задать вопрос вашему поставщику бухгалтерских услуг о причинах, по которым Ваша компания еще не была подключена к системе электронного документооборота с ФНС.

График сдачи отчетности и чеклист для контроля основных задач бухгалтера

Одна из основных функций бухгалтера – сдача отчетности. Отчеты бывают ежемесячными, ежеквартальными и годовыми. Объем отчетности зависит от размера, вида деятельности и системы налогообложения компании. Даже самой маленькой компании приходится сдавать набор из десятка отчетов в течение года. Грамотный бухгалтер всегда контролирует процесс сдачи отчетов с помощью специальных графиков сдачи отчетности. График может вестись в программе 1С, Excel, Word и других приложениях или даже в бумажной форме. Руководителю раз в месяц желательно заглядывать в этот график. Особенно это важно делать в конце месяца, следующего за окончанием квартала, так как основные отчеты должны быть сданы к этому времени.

Кроме сдачи отчетности бухгалтер контролирует другие важные задачи, например:

• Платежи налогов
• Выплата зарплаты
• Платежи по аренде помещения
• Платежи за услуги связи.

Важно, чтобы эти функции включались в упомянутый график или чеклист бухгалтера, а этот график регулярно проверялся руководителем. Например, если будет просрочен платеж за интернет, он может быть отключен. Если при этом бизнес завязан на интернет или компания занимается розничной торговлей, работа компании просто остановится.

Сверки с бюджетом

Компания может осуществлять платежи в бюджет по десяткам налогов. Задолженность компании перед бюджетом формируется автоматизированными системами ФНС на основе предоставленных деклараций и платежей налогоплательщика. Реквизиты, по которым должны платиться налоги, постоянно меняются. Для контроля процесса зачисления уплаченных компанией средств на лицевые счета налогоплательщика и баланса расчетов с бюджетом бухгалтер должен регулярно заказывать в налоговой и анализировать акты сверки задолженности. Бухгалтер не должен допускать возникновения задолженности перед бюджетом . Особенно - это может навредить компаниям, участвующим в государственных тендерах, или имеющим лицензии. С другой стороны нельзя допускать значительных переплат, ведь это денежные ресурсы компании. Руководителю полезно не реже одного раза в квартал просить частного бухгалтера, услугами которого он пользуется, показать ему акт сверки с налоговой и дать пояснения по отрицательным или значительным по суммам остаткам.

Бэкап бухгалтерской базы

Самое ужасное, что может случиться с бухгалтерией компании, это безвозвратная потеря бухгалтерской базы. Одной из задач специалиста, занимающегося Вашим бухгалтерским обслуживанием, регулярное создание бэкапа бухгалтерской базы. Руководителю рекомендуется раз в квартал просить своего бухгалтера показать ему место, где храниться бэкап базы, и проверять дату создания этого бэкапа.

Эффективная налоговая нагрузка

Стремление бизнеса - сократить суммы уплачиваемых налогов. Задача налоговых органов бороться с недобросовестными налогоплательщиками. Руководитель должен всегда искать баланс между интересами бизнеса и государства. У налоговых органов есть ориентиры налоговой нагрузки для различных видов бизнеса. Если налоговая нагрузка компаний падает ниже этих уровней, у компании могут начаться проблемы с налоговой. Контролировать уровень налоговой нагрузки очень важно для бизнеса. Зачастую бухгалтер, особенно бухгалтер, работающий в штате, не делает соответствующие расчет и не знает какая у компании налоговая нагрузка.

Для оценки работы Вашего бухгалтера задайте ему вопрос об уровне налоговой нагрузки компании по основным налогам (НДС, Налог на прибыль и УСН). Проверьте также знает ли он об минимальных уровнях налоговой нагрузки, используемые налоговыми органами в Вашем регионе для Вашей отрасли.

Расчеты с кредиторами и дебиторами

Расчеты с контрагентам, на ровне с расчетом налогов, одна из наиболее трудоемких задач бухгалтера. По тому, как бухгалтер ведет расчеты с контрагентами, можно судить о том, как поставлен учет в целом. Для контроля этой работы запросите у Вашего бухгалтера список остатков задолженности по кредиторам и дебиторам в разрезе договоров и документов. Проверьте насколько информация в списке соответствует реальному состоянию дел. В отчет не должно быть задолженности по поставщикам, с которыми вы уже рассчитались. Старая задолженность должна регулярно списываться.

Вывод

Мотивация частного бухгалтера или компании, оказывающей Вам бухгалтерские услуги, отличается от мотивация бухгалтера в штате. Контролировать работу независимого поставщика бухгалтерских услуг сложнее, однако это необходимо. Есть набор вопросов, которые Вы регулярно должны задавать своему частному бухгалтеру для контроля его работы. Небольшое время, потраченное руководителем на контроль бухгалтерской функции, поможет компании избежать проблем с  налоговой и потери важной информации для бизнеса.