-->

Внутренний контроль – как не потерять деньги

Представьте, что вы являетесь директором малого предприятия. Ваш бухгалтер набрал крупный платёж на оплату услуг подрядчика, и вы его подписали. Через неделю Ваш подрядчик сообщил, что деньги не пришли. Вы начали выяснять в чем проблема и поняли, что была допущена ошибка в реквизитах. Вы пробуете вернуть деньги, но компания, случайно получившая Ваш платеж, оказалась недобросовестной и не возвращает вам деньги.

Как такая ошибка стала возможной.  Первое что можно сказать виноват бухгалтер. Однако это не суть проблемы. Бухгалтер человек и рано или поздно он сделает ошибку в платежке. В одной из 100 из 1000 или 5000, но обязательно сделает. Эта платежка может оказаться на значительную сумму. Сумма потер может быть гораздо больше чем бухгалтер может возместить компании. Вопрос не в плохом бухгалтере, если конечно он не набивает каждую десятую платежку с ошибкой. Мы рассмотрели только что типичную проблему отсутствие системы внутреннего контроля.

 Малые предприятия не могут уделить внутреннему контролю столько же сил и средств как большие компании. У малых предприятий нет возможности писать должностные инструкции, регламенты, составлять чеклисты, внедрять автоматизированных систем контроля или сложные организационные структуры с системой разграничения полномочий. Тем не менее, малое предприятие можем существенно пострадать от ошибок в бухгалтерии и финансах, которые не были выявлены системой внутреннего контроля. Рассмотрим некоторые таких ошибок из реальной жизни и меры по борьбе с ними.

Ошибка 1: Бухгалтер при наборе платежки поставил лишний ноль в сумме платежа. Существует риск, что компании не будут возвращены излишне перечисленные деньги и она понесет потери.

Контроль: Самый лучший контроль это автоматизированный контроль, который не зависит от действий человека. Чтобы внедрить такой контроль в данной ситуации рекомендуем:

  • Первое, завести несколько счетов в банке. Например, текущий и депозитный. Все платежи отправлять с текущего счета. Все деньги, которые не нужны для оплаты текущих счетов держать на депозите. В такой ситуации вы не можете потерять больше чем у вас есть на текущем счете. Ошибочный крупный платеж с лишним нулем на конце, скорее всего не пройдет из-за нехватки средств на счете.
  • Во-вторых, установить лимит в банке, сверх которого все платежи подтверждаются по телефону. При установке такого лимита сотрудник банка каждый раз, когда сумма платежа превышает лимит будет звонить вам и получать устное подтверждение на осуществление платежа.

Ошибка 2: Бухгалтер сделал ошибку в реквизитах и платеж ушел не туда.

Контроль:

  • Заказать услугу у банка, когда ввод в систему платежа на новые реквизиты требует отдельного подтверждения руководителем компании. Такая система существует, например, у Сбербанка
  • Руководитель сверяет номер счета или ИНН платежа со списком, если платеж превышает определенную сумму. Список должен составлять сотрудник, не занимающийся набором платежей, например, юрист.

Ошибка 3: Бухгалтер или кассир приняли наличный платеж в кассу от клиента, оставила деньги в тумбочке, деньги украли:

Контроль:

  • Сейф для хранения должен стаять не только в кабинете у директора, но и непосредственно у кассира. Хотя факт очевиден, из-за экономии средств в молодых компаниях, покупается только сейф для директора.
  • Операцию по приему крупных средств от клиента проводят два сотрудника, например, бухгалтер и менеджер отдела продаж каждый из которых должен проконтролировать процедуру согласно регламенту.

Мы рассмотрели всего несколько примеров. Для выявления всех рисков руководитель должен найти время и проанализировать все процессы, связанные с деньгами и крупными сделками. Каждый бизнес имеет свои специфические зоны риска. Стоит проанализировать:

  • Где хранятся важные документы, есть ли сотрудник ответственный за их хранения, есть ли журнал движения таких документов, где отмечается кто и когда взял документ и когда вернул
  • Запираются ли папки с бухгалтерскими документами в сейф
  • Делаются ли копии важных документов
  • Где хранятся учредительные документы, есть ли журнал движения этих документов
  • Есть ли обходной лист для увольняющихся сотрудников (должны контролироваться факты сдачи документов, пропуска, блокировки пароля в сеть и т.п.)
  • Где хранятся важные для бизнеса файлы на индивидуальных компьютерах сотрудников или на сервере
  • Делается ли регулярный бэкап всех важных фалов, информационных баз и бухгалтерской базы
  • Где хранятся трудовые книжки сотрудников
  • Ведется ли разграничение и учет прав доступа к общим файлам на сервере

Почти все руководители и бизнесмены сталкивались с ошибками внутреннего контроля ведущими к потерям для бизнеса. Работа над системой внутреннего контроля может показаться рутинной и не интересной, но как показывает практика она окупается всегда. Больше о том, как я могу помочь с решением проблем внутреннего контроля смотрите на главной.